【英文书信格式必学】3分钟掌握开头、结尾与范例，快速写出专业英文Email！

英文书信格式

英文书信格式可分为

齐头式（Block Format）与缩排式（Indented Format），前者所有段落从左边界对齐，后者则在每段开头缩排 4-5 个字母的空间

，标点符号方面，英文书信主要使用「半形」逗号（,）与句号（.），并确保标点后方有适当空格，避免使用中文全形符号。

撰写英文Email的步骤

信件主旨（Subject）：精简地表达信件核心内容。

开头称谓与问候（Salutation / Greeting）：使用正式或半正式的称谓，根据对象选择合适的语气。

自我介绍与问候（Self-introduction）–例如"I hope this email finds you well."

目的（Purpose）：清楚表达写信原因。

主要内容（Email Body）：说明详情、提出请求或提供资讯。

信件结尾与署名（Closing & Signature：以适当的结尾敬语，并附上姓名与联络资讯。

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想让你的英文 Email 更简洁有力？也可以采用三段式架构的写作技巧

第一段（动机）：开门见山法，直接说明目的，例如 "I am writing to follow up on..."

第二段（行动）：详细描述需要对方进行的动作，例如 "Could you please provide more details about...?"

第三段（结论）：重申重点，并附上期待的下一步，如 "Please let me know if you have any questions."

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英文书信主旨

信件主旨（Subject）是收件者第一眼看到的内容，必须直指核心

，让对方一目了然目的，避免将主旨写成长篇句子并使用名词短语来说明来信目的。

如何撰写有效的英文信件主旨？

用字简短精准：信件主旨要简单有力，避免冗长的句子，直接点出核心重点。

目标清晰： 确保主旨与信件内容高度相关，让收件者知道你写信的目的。

呼应内文： 主旨概括内文关键讯息，避免让收件人产生困惑，减少「这封信的重点是什么？」、「是否需要回复？」等疑问。

避免使用全句，改用关键名词：例如，不要写 "I want to discuss our meeting schedule"，改为 "Meeting Schedule Discussion"。

主旨范例（不同情境）

求职应征：

错误范例："I am applying for the marketing position at your company"

正确范例："Application for Marketing Position"

业务洽谈：

错误范例："We want to discuss the upcoming collaboration"

正确范例："Proposal for Collaboration on X"

会议安排：

错误范例："Let's schedule a meeting for next week"

正确范例："Meeting Request for Next Week"

主旨重点小叮咛

英语书信的写作习惯与中文不同，英文习惯先说结论再说明原因。例如：

英文： "Request for Product Information"（先说明请求，再补充细节）

中文： "由于我们正在考虑采购贵公司的产品，因此想询问详细资讯。"（先铺陈原因，最后才提出请求）

提升信件主旨影响力小诀窍

避免空白主旨，确保收件人第一时间了解来信用意。

可适时加入日期或具体资讯，例如 "Meeting Confirmation – July 10" 来提升开信率。

英文书信开头

在撰写英文书信时，

开头的称呼语（Greeting）与问候语（Salutation）是影响专业度与礼貌性的关键，建议使用Dear + 称谓 + 姓氏。

正式信件开头

Dear Mr. Smith,（男性，已知姓氏）

Dear Ms. Johnson,（女性，已知姓氏）

Dear Dr. Brown,（医生、博士、教授等专业人士）

Dear Hiring Manager,（求职信适用，对象未知）

To Whom It May Concern,（适用于公务或正式信件）

非正式信件开头

Hi John,

Hello Lisa,

Good morning, Mike,（适合初次联系，较亲切但仍专业）,

如何选择适合的称谓？

Mr.（先生）：适用于所有男性，不论婚姻状况。

Ms.（女士）：适用于所有女性，不论婚姻状况（最安全的选择）。

Miss.（小姐）：只适用于未婚女性，现在较少使用。

Mrs.（太太）：适用于已婚女性，但若不确定婚姻状况，请用 Ms.。

Dr. / Prof.（博士 / 教授）：适用于有医学或学术头衔的专业人士。

英文书信内容

撰写英文书信时，

内容须简单清楚，确保收件者能够快速理解来信目的并采取相应行动

，标准的英文书信内容可分为四个核心部分：

自我介绍（Self-introduction）

如果是初次联系，应该简单介绍自己及与收件人的关系

"My name is John Doe, and I am a marketing manager at XYZ Company."（我是 XYZ 公司的市场经理 John Doe。）

如果是回复邮件，则可以用感谢开场：

"Thank you for your prompt response."（感谢您的快速回复。）

表明写信目的（Purpose of Email）

让收件者第一时间了解你的来信目的是什么！

"I am writing to inquire about..."（我写这封信是想询问…）

避免过于直接命令式语气，如 "I want..." 或 "Give me..."，建议使用 "I would like to..." 来让语气更有礼貌

。

主要内容（Email Body）

信件主体部分清楚说明需求，并确保段落之间使用空行。

"I am writing to inquire about the availability of your product in our region."（我想询问贵公司产品在我们地区的供应情况。）

后续回应与结论（Call to Action & Closing）

要清楚表明希望对方的后续行动。

"Please let me know your availability for a meeting next week."（请告知您下周可开会的时间。）

英文书信结尾

根据不同的正式程度与沟通对象，可以选择适当的结尾语，并附上署名

，确保信件完整。

正式书信结尾

常见正式结尾语

"Best regards,"（最好的问候）

"Sincerely,"（诚挚地）

半正式书信结尾

常见半正式结尾语

"Best,"（简短版 Best regards）

"Kind regards,"（亲切的问候）

非正式书信结尾

常见非正式结尾语

"Cheers,"（类似「掰掰」或「谢谢」）

"Take care,"（保重）

提供对方联系方式或协助

若有需要提供进一步的协助，可以在结尾前。

"If you have any questions, please don’t hesitate to contact me."（如有任何问题，请随时与我联系。）

结尾语小叮咛

注意事项

第一个字母要大写（如 "Best regards," 而不是 "best regards,"）

结尾语后方加上逗号（如 "Sincerely," 而不是 "Sincerely."）

在结尾语之后空一行，再写姓名与职称

不适用于正式场合的结尾

"Love,"（仅适用于私人信件）

"XOXO,"（非正式，类似「抱抱亲亲」）

"See ya,"（太随意，不适合商务信件）

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